商業Email:寫一封讓人想回的信

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2019/04/03 第235期  |  訂閱/退訂  |  看歷史報份

貼心設計的日本防災「非常食」

去年六月的清晨,睡夢中的我被房屋的搖晃聲和警鈴大作的手機吵醒,意識雖矇矇矓矓,但身為對地震一點也不陌生的台灣人,腦海本能反應「地震!」立刻抓起手機衝出房間,幸好還在猶豫是否要到戶外避難時,地震就停了。從新聞速報得知震央在大阪,大阪隔壁的京都災情也頗為嚴重,當天連學校也緊急停課了。和朋友互相報平安時,順道聊起各自的避難準備,討論中出現的熱門關鍵字是「避難小包包」。

危難時,還是能吃米安心

在日常生活中非常重視防災訓練的日本,不少人會在家中準備緊急用包包。日文稱防災食品為「非常食」, … …

商業Email:寫一封讓人想回的信

email是職場最主要且不可取代的工具,目前全球約有三億個信箱用戶,帳號至少有五億個。舉凡主管與下屬任務交辦、公司跟客戶業務往來,email搭起橋樑,有條理的白紙黑字簡化溝通,提升工作效率,信件寫得好便能事半功倍,建立雙方互信的基石,要在成堆的信海中脫穎而出,並且得到回覆更是一門學問。在按下寄出鍵之前,花一分鐘的時間檢查以下「該」與「不該」。

DOS
use simple English用簡單易懂的單字
minimize questions一次溝通一個問題
put spaces between paragraphs一目了然的段落
use separate business and personal email addresses公、私帳號分明
proofread校對

DON’TS
vague words含糊的字眼
misspelled names拼錯名字可是大忌
replying to all寄給不相關的人
don’t write emails when you’re angry氣頭上寫信
passive voice缺乏主導權
punctuate poorly標點符號亂用

英文書信SOP
根據不同對象、目的,英文Email大致可以分為正式和較不正式兩種,前者通常用在主管、客戶或未曾謀面的人,而後者則是多用在熟識的人,像是朋友、親戚。

Subject line 主旨

一眼就能看出來信目的,簡明扼要最重要。時間+地點+事件。

不好

Subject: Meeting
會議

Subject: Pre-production Meeting – 10 a.m. February 25, 2019

產前會議2019/02/25,10 a.m.

Greeting 招呼      
收件者的姓名

較不正式

正式

  • Hi/Hello/Hey + first name
  • First name
  • Dear Mr/Mrs/Ms + last name
  • Dear + first name

Social opening 寒暄
簡單的問候

較不正式

正式

  • Hope you’re well.
  • Nice to see you last week.
  • Thanks for your email.
  • I hope you are well.
  • It was nice to speak with you last week.
  • Thank you for your email.

Introduce the topic 來信目的

內容講求簡單易懂,善用分段、條列式會更好消化。

較不正式

正式

  • I’m emailing because…
  • Just letting you know that…
  • Thanks for your email.
  • I am writing to you because…
  • I am just informing you that…
  • Thank you for your email.

Closing 信末
簡單的結尾

較不正式

正式

  • If you need anything else, just let me know.
  • Speak to you soon.
  • If you require any further information, please do not hesitate to contact me.
  • I look forward to hearing from you soon.

Sign off 結尾和屬名

個人風格建立,方便收信人獲取聯繫資訊。

較不正式

正式

  • Best wishes + name
  • Regards / Best regards + name
  • Thanks again + name
  • Yours sincerely + full name

目的寫清楚,信件就好讀
立意清楚的信件可以快速抓到重點,以下是幾個常見的種類。

ask for information/help 尋求協助

I would appreciate if you could send me…at your earliest convenience. 我很感謝您的來信…在您方便的時候。

give information/news
提供資訊

Here is the information you requested. 這是您想要的資訊。

I have spoken with…and she informs me that… 我有和…聯繫,她告訴我…

I am pleased to say that…我很高興地告訴您…

I regret to inform you that… 很遺憾的通知您…

clarify 澄清

I apologize that I do not fully understand your meaning. Could you please clarify?我很抱歉,我沒辦法完全了解你的意思。可以請你進一步說明嗎?

If I understand correctly, you are saying that…Is that right? 如果我沒有理解錯誤的話… 這樣對嗎?

give help/action 詢問指示

Would you like me to…? 你想要我做…?

promise action 承諾

I will look into it and get back to you soon. 我會調查此事並盡快回覆您。

I will investigate the matter and contact you again shortly. 我會調查此事並很快再次跟您聯繫。

suggest action 提供建議

Perhaps we could…? 也許我們可以…

attach a file 附件

Please find attached… 請參考附件…

apologize 道歉

I would like to apologize for… 我對於…感到很抱歉



本文摘錄自英語島 商業Email:寫一封讓人想回的信 2019年04月號
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